SAFTОбщата рамка: един корен, четири вида съдържание
Всеки SAF-T файл започва с корена AuditFile и всички тагове носят префикса на именното пространство nsSAFT — файл с „голи“ тагове от вида <Header> вместо <nsSAFT:Header> не минава дори първата проверка на портала. Под корена стоят четири вида съдържание: заглавна част (Header), номенклатури (MasterFiles), счетоводни записи (GeneralLedgerEntries) и първични документи (SourceDocuments).
Схемата на НАП дефинира общо 347 уникални елемента, които се появяват на 1254 места в дървото на файла. 212 от тях са задължителни — останалите може да пропуснете, но задължителните трябва да присъстват там, където схемата ги изисква, при това в точния ред. Пълният списък, с тип, описание и пътища за всеки елемент, е в справочника на елементите.
Header — 77 елемента визитка
Заглавната част казва кой подава и за какъв период: данни за предприятието, адреси, банкови сметки, отчетен период. Тук са и две полета със строго ограничен избор:
DefaultCurrencyCode— основната валута; схемата допуска една-единствена стойност:EUR;TaxAccountingBasis— тип на данните в одитния файл:A(търговски предприятия),P(бюджетни предприятия),BANK,INSURANCE.
ЕИК-то в Header трябва да съвпада с ЕИК-то в името на файла — разминаването спира файла още на входа (вижте речника на грешките).
MasterFiles — номенклатурите, в три варианта
MasterFiles са „речниците“ на файла: всичко, към което записите по-късно сочат. Схемата дефинира три отделни секции според вида на файла:
- MasterFilesMonthly (60 елемента) — сметкоплан, клиенти, доставчици, собственици. Всеки контрагент, рефериран в записите, трябва да фигурира тук — иначе получавате грешка за несъществуващ идентификатор (повече в речника).
- MasterFilesAnnual (54 елемента) — номенклатурите за годишния файл, включително дълготрайните активи.
- MasterFilesOnDemand (20 елемента) — номенклатурите за файла при поискване.
GeneralLedgerEntries — счетоводната хронология
Секцията на главната книга (29 елемента) е сърцето на месечния файл: журнали, транзакции, редове с дебит и кредит по аналитични сметки. Преди самите записи стоят три контролни полета — NumberOfEntries, TotalDebit и TotalCredit — и декларираните в тях стойности трябва да са равни на действителния сбор от редовете. Разминаване значи, че част от записите са отпаднали при експорта (повече в речника).
Кодът на всяка сметка (AccountID) трябва да съответства на номенклатурата от сметки, предоставена от НАП, и е ограничен с шаблон, който отхвърля кодове, започващи с нула.
SourceDocuments — първичните документи
И тук схемата дели по вид файл:
- SourceDocumentsMonthly (60 елемента) — фактури за продажби и покупки с редове, данъчна информация и суми, плюс плащания;
- SourceDocumentsAnnual (17 елемента) — транзакции с дълготрайни активи;
- SourceDocumentsOnDemand (17 елемента) — движение на стоки.
Отделно съществува и CorrespondingAccountsReport (13 елемента) — отчет за кореспондиращи сметки, който в месечния файл е незадължителен.
Трите вида файл = три последователности
„Месечен“, „годишен“ и „при поискване“ не са три отметки в портала, а три различни структури, заложени в самата XSD схема. В официалните „Въпроси и отговори“ на НАП (IV.2.2) месечната последователност е цитирана директно от схемата:
<!-- Monthly sequence -->
<xs:sequence>
<xs:element ref="MasterFilesMonthly"/>
<xs:element ref="CorrespondingAccountsReport" minOccurs="0"/>
<xs:element ref="GeneralLedgerEntries"/>
<xs:element ref="SourceDocumentsMonthly"/>
</xs:sequence>Ако подадете месечен файл, а вътре липсва <nsSAFT:SourceDocumentsMonthly> или секциите са в друг ред, порталът връща съобщението: „Видът на файла (месечен, годишен, при поискване), избран при подаването му в е-услугата, не отговаря на изискуемото съдържание за съответния вид файл.“
| Файл | Основни секции | Име по Приложение 3 |
|---|---|---|
| Месечен | Header + MasterFilesMonthly + CorrespondingAccountsReport (по избор) + GeneralLedgerEntries + SourceDocumentsMonthly | ЕИК_ММ_ГГГГ.xml |
| Годишен | Header + MasterFilesAnnual + SourceDocumentsAnnual | ЕИК_ГГГГ.xml |
| При поискване | Header + MasterFilesOnDemand + SourceDocumentsOnDemand | ЕИК_ДД_ММ_ГГГГ_ДД_ММ_ГГГГ.xml |
Кога се подава кой файл — графикът е в SAF-T срокове, а самата процедура през портала — в Как се подава.
Какво следва от това на практика
Три извода. Първо: файлът не е „export и готово“ — софтуерът ви трябва да сглоби правилната комбинация от секции за правилния вид файл. Второ: редът на елементите е част от договора — схемата изисква строга последователност и разместването се брои за грешка. Трето: номенклатурите (MasterFiles) и записите (GeneralLedgerEntries, SourceDocuments) трябва да са съгласувани помежду си — XSD схемата не проверява това, но НАП го проверява.
Пуснете го през безплатната проверка — тип на файла, брой записи и всяка грешка с ред и обяснение. Файлът не напуска компютъра ви.
Източник: справочникът на елементите на SAFTCheck, генериран от официалната XSD схема на НАП (Приложение №1 към заповедта на изпълнителния директор); „Въпроси и отговори за SAF-T“, ЦУ на НАП, версия 2, раздел IV.2.2 — страница на обявата.