Първото SAF-T подаване: чеклист

Преди всичко: проверете срока си

Месечният файл се подава до края на месеца, следващ отчетния период — за януари до края на февруари. Годишният (дълготрайни активи) — до 30 юни на следващата година. Файлът „при поискване“ — в 14-дневен срок от искането при ревизия. В коя вълна попадате и кога задължението застига точно вас — вижте пълния график на сроковете. Оттам нататък чеклистът е един и същ.

Стъпка 0 — Уредете достъпа до е-услугата (седмици по-рано)

НАП поддържа две електронни услуги: „Подаване на ТЕСТОВ стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF-T)“ и „Подаване на стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF-T)“. И двете са в Портала за е-услуги на НАП и са достъпни само с квалифициран електронен подпис (КЕП). Достъп получават данъчно задължените лица — ЕТ и юридически лица — и упълномощени от тях лица (например счетоводната къща), по общите правила за достъп до е-услугите на НАП.

Ключовият момент, който хората пропускат — НАП го казва изрично:

„За достъп до услугата трябва да подадете чрез електронния портал Заявление за достъп, в което да посочите, че ще подавате документи в посочената е-услуга. Подаването на Стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF-T) не е изключение от общите правила за начинът на достъп и упълномощаване за достъп до електронните услуги на НАП.“

„Въпроси и отговори за SAF-T“, ЦУ на НАП, версия 2, отговор IV.1.1

С други думи: ако натиснете бутона на услугата и „не се случва нищо“ или системата ви изхвърля, причината обикновено не е техническа — просто нямате заявен достъп именно до тази услуга. Редът на упълномощаване е описан в „Правила за ползване на електронните услуги на НАП, предоставяни с квалифициран електронен подпис“.

• Валиден КЕП на задълженото лице или на упълномощения подател
• Подадено Заявление за достъп през е-портала, с изрично посочена услугата за SAF-T
• При подаване от счетоводна къща — оформено упълномощаване

Стъпка 1 — Направете тестово подаване

Тестовата услуга съществува точно за първото подаване: минете през нея седмица по-рано, за да отработите процеса без риск. Едно нещо, което самата НАП съветва да проверите преди качване — дали таговете във файла носят правилния namespace префикс nsSAFT:

<!-- Правилно -->
<nsSAFT:Header>...</nsSAFT:Header>

<!-- Грешно: тагът е без nsSAFT префикс — услугата отказва файла -->
<Header>...</Header>

По думите на НАП (IV.1.2), грешката „предимно се среща при посочване таг от тип <Header></Header>“, а файлът може да се валидира срещу утвърдената XSD схема с XML валидатор още преди портала.

Стъпка 2 — Генерирайте файла в един момент

Експортирайте месечния файл от счетоводния софтуер след пълното приключване на периода. Всички секции — оборотна ведомост, хронология, контрагенти — се генерират в един и същи момент. Ако междувременно е осчетоводено нещо, салдата няма да се съгласуват и файлът ще е вътрешно противоречив, дори схемата да минава. Удобен ритъм: веднага след ДДС-декларацията, докато данните са „замразени“.

Стъпка 3 — Проверете името на файла

Името се проверява преди съдържанието. Форматите са строги: ЕИК_ММ_ГГГГ.xml за месечен файл, ЕИК_ГГГГ.xml за годишен, ЕИК_ДД_ММ_ГГГГ_ДД_ММ_ГГГГ.xml за файл при поискване. ЕИК-то в името трябва да съвпада с това в Header секцията, а периодът — с отчетния.

Стъпка 4 — Валидирайте предварително

Порталът съобщава грешките технически и пестеливо, а всяко отхвърляне стартира 7-дневен часовник за корекция. По-разумно е файлът да влиза вече чист: безплатната проверка тук покрива схема, салда, суми, референции, кодиране и име — с обяснения на български, без файлът да напуска компютъра ви. Какво означава конкретно съобщение — в речника на грешките; какво очаква схемата на дадено място — в справочника на елементите.

Стъпка 5 — Подайте през портала на НАП

• Влезте в портала за е-услуги на НАП с КЕП
• Отворете услугата за подаване на SAF-T (реалната, не тестовата)
• Качете XML файла и потвърдете подаването
• Запазете входящия номер / потвърждението

Не оставяйте подаването за последните дни от месеца — порталите на НАП традиционно са натоварени на пиковите дати. Целият процес с подробности — в ръководството за подаване.

Стъпка 6 — Проследете статуса

• Приет — готово. Архивирайте потвърждението при счетоводните документи за периода, заедно с версията на софтуера и датата на експорта.
• Отхвърлен — получавате протокол с грешки и 7 дни за корекция. Поправете причината в софтуера-източник (не редактирайте XML-а на ръка!) и подайте наново.

Отделно от 7-дневния срок, подадените файлове могат да се коригират в срок до 12 месеца от възникването на задължението (§ 17, ал. 2) — подробности на страницата за сроковете.

Чеклистът накратко

• Срокът ми е ясен (край на месеца, следващ отчетния)
• КЕП + Заявление за достъп до е-услугата — подадени предварително
• Тестово подаване през тестовата услуга — минато
• Файлът е генериран наведнъж, след приключване на периода
• Името е по формата ЕИК_ММ_ГГГГ.xml и съвпада с Header
• Предварителна валидация — без грешки
• Подадено с КЕП, входящият номер е запазен
• Статус „приет“ — потвърждението е архивирано

Източник: „Въпроси и отговори за SAF-T“, ЦУ на НАП, версия 2 (раздел IV.1 — работа с електронната услуга), както и страниците Как се подава и Срокове на SAFTCheck.